5 способов получить наибольшую пользу от совещаний

– “Я буду краток, поскольку у нас мало времени…”

Вы бы хотели, чтобы так начинались совещания? Бывали ли вы на таких собраниях, где вам было удивительно – зачем вы здесь? Что вы на самом деле может тут решить? И зачем люди снова и снова обсуждают давно уже известные всем вещи?

Случалось ли с вами, что вы выходили из комнаты для совещаний с чувством, что ровным счетом ничего не сдвинулось, не пришло в движение, и не поменялось – ну разве что кроме срочных дел, которые добавились за это время в ваш календарь?

Всё разнообразие жалоб по поводу совещаний сводится к одному – большинство встреч кажутся бесполезными людям, которые очень ценят своё время. Вот четыре совета, которые могут помочь вам: их можно применять вместе или по отдельности.

1. Начинайте с финала, к которому хотите прийти

Совещания должны быть посвящены действиям, которые будут предприняты после их завершения. Объявите об этом в самом начале собрания: “К концу нашей встречи мы все будем знать “А”, так что каждый сможет сделать “Б”.

Планируйте ваши совещания, чтобы предоставить важную информацию и подтвердить действия, которые люди предпримут, чтобы продвинуться вперед. И оставьте несколько минут в конце, чтобы убедиться – люди знают, что им нужно для следующего шага и владеют всей информацией, чтобы сделать его.

2. Разрешите не приходить.

Подумайте, над тем, кто из участников совещания действительно необходим вам на встрече, а без кого можно и обойтись.
Те, кто вам реально нужен на совещании, узнают что-то новое или будут делать что-то по-другому в результате своего участия в нем.
Они будут принимать в нем активное участие и наполнять встречу энергией.

Не уверены?

Предложите нескольким участникам решить самостоятельно, нужно ли им быть на совещании. Если люди не уверены, что они смогут дать или получить информацию, необходимую для дальнейших действий, или даже если они думают, что смогут выполнять сразу несколько задач одновременно (проверять почту, работать над другими вопросами) во время совещания, дайте им возможность не приходить, а делать что-то более продуктивное.

3. Дайте время на подготовку.

Если для целей совещания важна предварительная подготовка, например, нужно что-либо прочитать, чтобы быть в курсе обсуждаемой темы, попросите участников уделить время на подготовку до совещания. Хорошим тоном будет отправить повестку совещания, чтобы каждый понимал какие именно вопросы будут обсуждаться.

Если подготовка нужна для большого количества людей, подумайте над тем, чтобы разделить встречу на несколько частей. Сначала проведите небольшую подготовительную сессию, а затем – основную часть, посвященную принятию решений или разработке плана действий. Благодаря этому ключевые участники встречи не будут скучать, ожидая, пока все остальные войдут в курс дела.

Затем, когда все собрались, углубляйтесь в тему, зная, что все собравшиеся находятся на одном уровне знаний. Никогда не используйте собрания для повторения того, что люди уже должны знать.

4. Оцените затраты.

Каждый участник совещания мог бы с гораздо большей пользой потратить своё время. Сделайте так, чтобы ни у кого не было сомнений, что участие в вашем совещании принесет возврат на инвестированное время. Собрание не должно вести к заранее предсказуемому результату. Оно может быть вкладом в развитие проекта, который принесет прибыль в дальнейшем.

Кроме этого, будьте внимательны к затратам, которые несет за собой проведение совещания. Принимайте в расчет ценность создания результатов в формате “что мы делаем следующим шагом”.

Примите решение, кто нуждается в активизации для следующих шагов. Сделайте несколько проясняющих расчетов, чтобы убедиться, что встреча окупит вложения в неё. И проведите необходимые настройки.
Даже если вы уменьшите число приглашенных или сократите повестку на 15 минут, вы можете принять лучшее финансовое решение.

Попробуйте применить по крайней мере один из этих советов на следующем совещании, которое вы будете проводить.